会议及展览的预（yù）算不是一个概念。通常（cháng）而言，会议预算包括以下几个（gè）方面：

1、交（jiāo）通费用 
(1)、出发地至会务地的交（jiāo）通费用——包括航班（bān）、铁路、公路、客轮（lún），以（yǐ）及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通（tōng）
(2)、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用，包括住宿地（dì）至会所的交（jiāo）通、会所到餐饮地点的交通（tōng）、会所到商务交际场地的交通（tōng）、商务考察交通以（yǐ）及（jí）其他与会人员（yuán）可（kě）能（néng）使用的预定（dìng）交通。
(3)、欢送（sòng）交通及返程交通——包（bāo）括航班、铁（tiě）路、公路、客轮（lún）及住宿地至机场、车站、港口交通费（fèi）用（yòng）。

2、会议室/厅费用（yòng）
(1)、会（huì）议场地租金：通常而言，场地的（de）租（zū）赁已经包含某些（xiē）常（cháng）用设施（shī），譬如激光指（zhǐ）示笔、音响系统、桌椅、主（zhǔ）席（xí）台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些（xiē）非常规设施并不涵盖在内——比如投（tóu）影设备、临（lín）时（shí）性的装饰物、展架等。
(2)、会议设施租赁费用（yòng）：此部分费用主（zhǔ）要是租赁一些特（tè）殊设备，如投（tóu）影仪、笔记本（běn）电（diàn）脑、移动式（shì）同声翻（fān）译系统、会场展示（shì）系（xì）统（tǒng）、多（duō）媒体系统、摄录设备（bèi）等，租赁时（shí）通常需要支（zhī）付一（yī）定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费（fèi）用。值（zhí）得注意的是，在租赁时应对设备的（de）各类（lèi）功效参数作出具体要（yào）求（可向会议服务公（gōng）司咨询，以获得最适宜（yí）的性价比（bǐ）），否则可能（néng）影响会议的进行。另外，这些会议设施（shī）由于品牌、产地（dì）及新旧（jiù）不同，租赁的价格可能相差很大。
(3)、会场布置费用：如果不是特殊要求，通常（cháng）而言此（cǐ）部分费（fèi）用（yòng）包含在会场租赁费用（yòng）中。如果有特殊要（yào）求（qiú），可以与专业的会议服务商协商。
(4)、其他（tā）支（zhī）持费用：这些支持通常包括（kuò）广告及印刷、礼仪、媒介等。基于这（zhè）些支（zhī）持均为（wéi）临时性质，如会议主办方分别寻（xún）找这些行业支持（chí）的（de）话，其（qí）成本费（fèi）用可能比（bǐ）市场行价要高，如果让（ràng）专业会（huì）议服务商代理，将获得价格相对比较低（dī）廉且服务专业的支持。对于这（zhè）些单（dān）项服务支持，主办方应尽（jìn）可能细化各项要（yào）求，并单独签订服务协议。

3、住宿费用
住宿（xiǔ）的费用应该非常好理解——值得注（zhù）意的只是（shì）住宿（xiǔ）费里（lǐ）面有（yǒu）些价格（gé）是完全（quán）价格，而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言，住宿费可（kě）能是主要的开支之一。找专业的会展服（fú）务（wù）商通常能获得（dé）较好的折扣。正（zhèng）常的住（zhù）宿费除（chú）与酒店星级（jí）标准（zhǔn）、房（fáng）型等因素有关外，还与客房内开放（fàng）的服务（wù）项目有关（guān）——譬如客房内的长途通（tōng）讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否（fǒu）开（kāi）放有关。会议主（zhǔ）办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务（wù）项目及（jí）范围。

4、餐饮费用
(1)、早餐通常是自助餐，也可以采（cǎi）取围桌式就餐，费用（yòng）按人数计算（但考虑到会议就餐的特殊性，所以预计（jì）就餐人数不（bú）得与实际就餐人数（shù）相差到15％，否则餐馆（guǎn）有理（lǐ）由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预（yù）定人数（shù）收（shōu）取费用（yòng））
(2)、中（zhōng）餐及（jí）午（wǔ）餐（cān）基本属于正（zhèng）餐，可以采（cǎi）取人（rén）数预算——自助餐（cān）形式，按桌预算——围桌式形（xíng）式。如（rú）果主（zhǔ）办方希望酒水消费自行（háng）采购而非由（yóu）餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务（wù）费用。
(3)、如果在高星级酒店餐厅（tīng）就餐，餐（cān）厅（tīng）是（shì）谢绝（jué）主办方自行外带酒（jiǔ）水消费的，如果可以外带（dài）酒水消费，餐（cān）厅通常（cháng）需要加收服务费。在高星（xīng）级酒店举办会议（yì）宴会，通常（cháng）在基（jī）本消费水准（zhǔn）的（de）基础上加收15％左（zuǒ）右的服务（wù）费。
(4)、此项费用（yòng）基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段（duàn）茶歇（xiē）的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通（tōng）常包含服务人员费用。通常（cháng）情况下（xià），茶（chá）歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西（xī）式点（diǎn）心、水果等为主，中式（shì）则以开水、绿（lǜ）茶或者花（huā）茶、果茶（chá）、水果、咖啡、水果（guǒ）及点心为主。
(5)、联谊酒会（huì）/舞（wǔ）会的预算可能比单独的（de）宴会复杂（zá），宴会只要设定好餐标与规模（mó），预算（suàn）很容易（yì）计（jì）算。但酒会/舞（wǔ）会的（de）预算设计到场（chǎng）地与节目支持，其预算可能需要比较（jiào）长的（de）时间确认。

5、视听设备
除非在室外进（jìn）行，否则视听设备的费用通常可以忽略。如不得不在室外进（jìn）行，视（shì）听设备的（de）预算就比较复杂，包（bāo）括：
设备本（běn）身的（de）租（zū）赁费用，通常（cháng）按天计算
设备（bèi）的运输（shū）、安装调（diào）试（shì）及控制（zhì）技术人员支持费用，可让会展服务商代理
音（yīn）源（yuán）——主要是背景音（yīn）乐及娱乐（lè）音乐（lè）选择，主办者可自（zì）带，也可（kě）委托代理

6、杂费（fèi）
杂费是（shì）指（zhǐ）会展过（guò）程中（zhōng）一些临时性安排产生的费用（yòng），包括（kuò）打（dǎ）印、临时运输及装卸、纪（jì）念品、模特与礼仪服（fú）务、临时（shí）道（dào）具、传真及（jí）其他通讯、快（kuài）递服务、临（lín）时保健、翻（fān）译与向（xiàng）导、临时（shí）商（shāng）务（wù）用车、汇兑等等（děng）。杂费（fèi）的预算很（hěn）难计划，通常可以在会务（wù）费（fèi）用预算中增列不可预见（jiàn）费用（yòng）作为机动处（chù）理。